Акт сверки онлайн: как подписать с контрагентом без бумаги

Акт сверки взаиморасчётов — документ, о котором вспоминают в конце квартала или года, когда бухгалтер просит «собрать сверки со всеми». Дальше начинается рассылка PDF по почте, звонки с напоминаниями и ожидание, пока контрагент распечатает, подпишет и пришлёт скан. Разберём, как провести сверку онлайн, подписать её ЭЦП и не потерять на этом неделю.

Зачем вообще нужен акт сверки

Акт сверки показывает, как стороны видят свои расчёты на определённую дату: сколько отгружено, сколько оплачено и кто кому должен. Он полезен в нескольких ситуациях:

• закрытие периода — перед годовой отчётностью бухгалтеры сверяют остатки с основными контрагентами;
• спорная задолженность — подписанный акт фиксирует, что должник признаёт сумму;
• окончание работы с партнёром — чтобы разойтись без хвостов;
• проверка или аудит — акт помогает подтвердить остатки по расчётам.

Сам по себе акт сверки не заменяет первичные документы — договоры, акты выполненных работ, накладные, платёжки. Он лишь сводит их в одну таблицу, и обе стороны подтверждают, что видят одно и то же.

Что должно быть в акте сверки

1. Наименования и БИН или ИИН обеих сторон.
2. Период сверки и дата, на которую фиксируется сальдо.
3. Сальдо на начало периода.
4. Перечень операций: отгрузки, оказанные услуги, оплаты, возвраты — с датами, номерами документов и суммами.
5. Обороты за период и сальдо на конец периода.
6. Итоговая фраза: у кого и в какой сумме задолженность.
7. Подписи уполномоченных лиц обеих сторон.

Часто акт сверки делают в две колонки: данные вашей стороны и данные контрагента. Вы заполняете свою часть, контрагент — свою, и расхождения видны сразу.

Как провести сверку онлайн: пошагово

1. Сформируйте акт в учётной программе

Большинство бухгалтерских программ формируют акт сверки автоматически по контрагенту и периоду. Проверьте, что в акт попали все документы периода, и сохраните его в PDF.

2. Проверьте акт сами, до отправки

Перед отправкой пройдитесь по списку:

• нет ли неразнесённых оплат, которые пришли в конце периода;
• учтены ли возвраты и корректировки;
• совпадает ли сальдо на начало периода с конечным сальдо прошлой сверки;
• правильно ли указаны реквизиты контрагента.

Ошибку, найденную на этом шаге, исправить проще всего: вы просто пересобираете PDF.

3. Подпишите акт ЭЦП

Акт сверки подписывается ключом ЭЦП НУЦ РК, как и любой другой электронный документ. ТОО подписывает ключом организации, ИП — ключом физического лица. Подписанный ЭЦП НУЦ РК документ по закону РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» равнозначен документу с собственноручной подписью.

4. Отправьте контрагенту

Удобнее всего — ссылкой, по которой контрагент откроет акт и подпишет его в браузере своим ключом. Так не нужно пересылать файлы туда и обратно, а вы видите, открыл ли контрагент документ и подписал ли его.

5. Получите подпись или разногласия

Если данные сходятся, контрагент подписывает акт — сверка закрыта. Если нет, он отклоняет документ и объясняет, в чём расхождение. Подписывать акт, с которым вы не согласны, не нужно: сначала найдите причину.

Если суммы не сошлись

Расхождения в сверке — обычное дело, и почти всегда у них одна из типовых причин:

• Оплата в пути. Вы отправили деньги 31-го числа, контрагент получил их 2-го. У вас оплата в одном периоде, у него — в другом.
• Документ не дошёл. Акт выполненных работ или накладная есть у вас, но контрагент его не получил или не провёл.
• Разные даты. Одна сторона учла документ по дате составления, другая — по дате подписания.
• Ошибка в назначении платежа. Оплату разнесли на другой договор или другого контрагента.
• Курсовые разницы. Если расчёты в валюте, суммы в тенге могут расходиться из-за курса.

Порядок действий простой: найти первую операцию, на которой данные расходятся, запросить у контрагента копию документа или платёжки, исправить учёт у той стороны, где ошибка, и сформировать акт заново.

Как ускорить сверку со многими контрагентами

Допустим, у вас 40 контрагентов, и с каждым нужно сверить остатки до конца года. Если на одного уходит два дня переписки, растянуть сверку можно на весь декабрь. Помогает несколько привычек:

1. Начинайте с контрагентов, у которых есть задолженность, — там сверка важнее всего.
2. Отправляйте акты пачкой в один день, а не по одному в течение месяца.
3. Через два-три дня напоминайте тем, кто не открыл документ.
4. Ведите список: отправлен, подписан, есть разногласия.
5. Сверяйтесь чаще — раз в квартал, а не раз в год. Тогда операций в акте меньше, и расхождения находятся быстрее.

Как это сделать в System X

В разделе «Документы» (подробнее об ЭДО) акт сверки — отдельный вид документа. Вы загружаете PDF из учётной программы, указываете контрагента и его БИН, подписываете ЭЦП через NCALayer и отправляете ссылку в WhatsApp или на почту. Контрагент подписывает акт в браузере своим ключом, без регистрации, или отклоняет его. Подпись проверяется автоматически, а если БИН в сертификате не совпадёт с указанным, вы это увидите.

В списке документов можно выбрать несколько актов и отправить их на подпись одним действием, а после подписания — скачать комплекты: PDF, файлы подписи .p7s и карточку подписания с QR-кодом. Статус каждого акта виден в списке: отправлен, подписан обеими сторонами или отклонён, а в истории документа — когда контрагент его открыл и с какой причиной отклонил.

Об остальных документах в электронном виде — в статьях Акт выполненных работ с ЭЦП и Как проверить подпись ЭЦП под документом.