Акт выполненных работ с ЭЦП: как подписать без бумаги
Работа сдана, заказчик доволен, а оплата стоит: бухгалтерия ждёт подписанный акт. Дальше начинается знакомое — распечатать, подписать, поставить печать, отвезти или отправить курьером, дождаться второго экземпляра. Если заказчик в другом городе, акт из Алматы в Астану и обратно может путешествовать неделю. Подписание акта ЭЦП убирает этот путь, но только если сделать его аккуратно.
Зачем подписывать акт ЭЦП
Акт выполненных работ (оказанных услуг) — это документ, которым стороны подтверждают, что работа сделана и принята. Для исполнителя он обычно основание выставить окончательный счёт, для заказчика — основание оплатить и отнести расходы в учёт.
Подписанный ЭЦП НУЦ РК электронный акт по закону РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» равнозначен акту с собственноручной подписью. Практические плюсы:
- акт доходит до заказчика за минуты, а не за дни;
- не нужно хранить папки с бумагой и искать второй экземпляр;
- видно, когда заказчик открыл и подписал документ;
- подпись можно проверить в любой момент, и подделать её не получится.
Прежде чем переходить на электронные акты, стоит договориться об этом с заказчиком — удобнее всего прямо в тексте договора указать, что документы по нему стороны могут подписывать ЭЦП. Если у вас есть вопросы о форме акта для вашего случая, уточните их у бухгалтера.
Что должно быть в акте
Форма акта зависит от вида работ и договорённостей сторон; в Казахстане многие используют форму Р-1. Независимо от формы, проверьте, что в документе есть:
- Номер и дата акта.
- Ссылка на договор: номер и дата.
- Реквизиты сторон: наименование, БИН или ИИН, адреса.
- Перечень работ или услуг, количество, цена, сумма.
- Итог, в том числе с НДС, если вы плательщик НДС.
- Период, за который оказаны услуги, если работа длящаяся.
- Должности и ФИО подписантов.
Самая частая причина, по которой бухгалтерия заказчика возвращает акт, — расхождение с договором: другой номер договора, другие наименования работ, сумма не совпадает со счётом. Сверьте это до подписания: после подписи ЭЦП исправить документ нельзя, только сделать новый.
Как подписать акт ЭЦП: пошагово
1. Подготовьте окончательный PDF
Подписывается конкретный файл. Сохраните акт в PDF и больше его не редактируйте: любое изменение после подписания сделает подпись недействительной для нового файла.
2. Подпишите со своей стороны
Для подписи нужен ключ ЭЦП НУЦ РК и программа NCALayer на компьютере. ТОО подписывает ключом организации — его выпускают на руководителя или на сотрудника с правом подписи. ИП подписывает своим ключом физического лица. Выбирайте ключ для подписи, а не файл с приставкой AUTH: тот предназначен для входа на порталы.
3. Отправьте акт заказчику
Заказчику нужен сам PDF и файл подписи. Отправлять их вложением в мессенджере неудобно: файлы теряются в переписке, а заказчику ещё нужно понять, чем подписывать в ответ. Удобнее, когда акт открывается по ссылке, и заказчик подписывает его прямо в браузере своим ключом.
4. Проверьте подпись заказчика
Когда акт вернулся, проверьте, что подписал именно заказчик: БИН в сертификате совпадает с реквизитами, сертификат действителен и не отозван. Подробно о проверке — в статье Как проверить подпись ЭЦП под документом.
5. Сохраните комплект
Храните вместе PDF акта, файлы обеих подписей и сведения о подписании. Этого достаточно, чтобы через год показать документ налоговой, аудитору или в споре.
Типичные ошибки
- Правки после подписи. Исполнитель подписал, заказчик попросил поменять формулировку, акт поправили и отправили «тот же» файл. Подпись исполнителя к новому файлу уже не относится — подписывать нужно заново.
- Подпись не тем ключом. Ключ AUTH вместо подписного, личный ключ сотрудника вместо ключа организации. Выглядит как подпись, но таковой не является.
- Просроченный ключ. Ключи НУЦ выпускаются на ограниченный срок. Заранее проверяйте дату окончания и перевыпускайте ключ до того, как он понадобится.
- Акт без договора. Если в договоре ничего не сказано об электронных документах, заказчик может отказаться принимать акт с ЭЦП. Проще договориться заранее.
- Путаница с ЭСФ. Подписанный акт не заменяет электронный счёт-фактуру. Если вы обязаны выписывать ЭСФ, это по-прежнему делается в ИС ЭСФ.
Как не задерживать оплату
Допустим, вы закрываете 15 актов в месяц, и каждый в среднем идёт до заказчика и обратно три дня. Это три дня, на которые сдвигается оплата по каждому акту. Если акт уходит ссылкой в день сдачи работы и заказчик подписывает его в тот же день или на следующий, деньги приходят раньше — без изменений в самой работе.
Помогает и простая дисциплина: отправлять акт сразу по завершении этапа, а не собирать их в конце месяца, и напоминать заказчику, если акт висит неподписанным дольше пары дней.
Как это сделать в System X
В разделе «Документы» (подробнее об ЭДО) можно загрузить готовый PDF акта. Вы подписываете его ЭЦП через NCALayer, затем отправляете заказчику ссылку в WhatsApp или на почту. Заказчик открывает акт в браузере и подписывает своим ключом без регистрации. Подпись проверяется автоматически: цепочка до НУЦ РК, срок сертификата, отзыв, а при указании БИН заказчика — ещё и совпадение реквизитов.
В карточке документа видно, на каком он этапе: отправлен, подписан вами, подписан обеими сторонами или отклонён. Подписанный акт скачивается комплектом ZIP — PDF, файлы подписи .p7s и карточка подписания с QR-кодом. В пакет «Документы» входит 30 подписаний в месяц.
Об акте сверки в электронном виде — в статье Акт сверки онлайн без бумаги.