Политика конфиденциальности
Редакция действует с 03.10.2026.
Настоящая Политика конфиденциальности (далее — «Политика») определяет, какие персональные данные обрабатывает Товарищество с ограниченной ответственностью «SYSTEM-X KAZAKHSTAN» (БИН 240340015126, адрес: Республика Казахстан, Актюбинская область, город Актобе, район Астана, проспект Санкибай батыра, дом 24Е, телефон +7 700 799 55 51, e-mail support@system-x.asia, далее — «Компания», «мы») при работе платформы System X (system-x.asia, app.system-x.asia, kly.kz, мобильные приложения, API), с какой целью, где и как долго они хранятся и какие права есть у субъектов данных.
Политика разработана в соответствии с Законом Республики Казахстан «О персональных данных и их защите», Законом Республики Казахстан «Об информатизации» и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.
1. Роли Компании
- 1.1. Компания — оператор в отношении персональных данных: посетителей сайта system-x.asia; лиц, регистрирующихся на платформе, владельцев и сотрудников организаций-заказчиков; плательщиков счетов; заявителей партнёрской программы; лиц, обращающихся в техническую поддержку.
- 1.2. Компания — обработчик по поручению в отношении персональных данных клиентов организаций-заказчиков (покупателей, посетителей публичных страниц kly.kz, получателей сообщений, подписантов документов). Оператором (собственником базы) таких данных является соответствующая организация-заказчик. Порядок обработки определяется Соглашением об обработке персональных данных по поручению (system-x.asia/legal/dpa). Вопросы о таких данных следует направлять организации, с которой вы взаимодействуете.
2. Какие данные и зачем мы обрабатываем
| Источник | Данные | Цель | Правовое основание |
|---|---|---|---|
| Регистрация и вход | электронная почта, хеш пароля, название организации, имя, телефон (если указан), язык интерфейса, дата и время входа | создание и защита учётной записи, исполнение договора, уведомления о работе сервиса | договор (оферта), согласие |
| Работа в кабинете | действия пользователя, настройки, журнал изменений, роль сотрудника | оказание услуг, безопасность, разбор спорных ситуаций | договор |
| Форма «Получить счёт» на сайте | название организации или ИП, БИН/ИИН, имя, электронная почта, телефон | выставление счёта, заключение договора, бухгалтерский учёт | договор, закон о бухгалтерском учёте |
| Оплаты | сумма, назначение, реквизиты плательщика из платёжного документа | учёт оплат, закрывающие документы | договор, закон |
| Техническая поддержка | имя, электронная почта, организация, текст обращения, вложения, оценка качества | ответ на обращение, контроль качества поддержки | договор, согласие |
| Заявка партнёра | имя, электронная почта, телефон, компания, город, сайт, описание деятельности, выбранная модель партнёрства | рассмотрение заявки, заключение партнёрского договора, расчёт вознаграждения | согласие, договор |
| Электронная цифровая подпись | ФИО, ИИН/БИН, данные сертификата, время подписания, результат проверки | подписание и проверка документов, хранение доказательств подписания | договор, закон об ЭЦП |
| SMS-мост (приложение на телефоне организации) | идентификатор устройства, модель, номер SIM, статусы отправки SMS; в версии «с входящими» — номер, текст и время входящих SMS от клиентов из базы организации, сведения о звонках при включении функции | отправка SMS организации, приём ответов клиентов в кабинет | договор (по поручению организации) |
| Телефония (мини-АТС) | номера, время и длительность звонков, внутренние номера сотрудников, записи разговоров (только при включении организацией и с предупреждением в приветствии), голосовая почта | обработка звонков организации | договор (по поручению организации) |
| Технические журналы | IP-адрес, тип браузера и устройства, время запроса, адрес страницы | безопасность, защита от перебора паролей и спама, разбор инцидентов | законный интерес, закон об информатизации |
| Журнал согласий | пользователь, вид и версия документа, дата и время, IP-адрес, браузер | доказательство получения согласия | закон |
| Аналитика посещений | обезличенный суточный идентификатор (без cookie и без сохранения IP-адреса), страница, источник перехода (UTM), город, тип устройства | статистика посещаемости для владельцев страниц и сайта | согласие (через баннер cookie) |
| Файлы cookie и локальное хранилище | токен входа, язык, выбор согласия cookie, метки источника перехода | работа сайта и кабинета, учёт выбора пользователя | необходимость / согласие |
Мы не обрабатываем специальные категории персональных данных (о здоровье, религиозных и политических убеждениях и т. п.) и просим не размещать их в обращениях и контенте. Мы не храним данные банковских карт: оплата картой, если она подключена организацией, проходит на стороне платёжного сервиса.
3. Место хранения
- 3.1. Персональные данные хранятся на серверах, расположенных на территории Республики Казахстан (город Астана).
- 3.2. Резервные копии хранятся на территории Республики Казахстан.
4. Передача третьим лицам и трансграничная передача
- 4.1. Мы не продаём персональные данные и не передаём их третьим лицам для их собственных маркетинговых целей.
- 4.2. Данные могут передаваться:
- банкам и платёжным сервисам — для приёма оплаты;
- удостоверяющим центрам Республики Казахстан — для проверки статуса сертификатов ЭЦП;
- операторам связи и SIP-операторам, мессенджерам (WhatsApp, Telegram, Instagram), почтовым сервисам — когда организация-заказчик сама подключает соответствующий канал и отправляет через него сообщения;
- поставщику функций искусственного интеллекта — содержимое запроса, когда пользователь пользуется функциями ИИ;
- государственным органам — по основаниям и в порядке, предусмотренным законом.
- 4.3. Трансграничная передача. Хранение данных за пределами Республики Казахстан не осуществляется. Передача за рубеж возможна только в объёме, необходимом для исполнения договора по инициативе пользователя: при отправке сообщений через иностранные мессенджеры и почтовые сервисы, при использовании функций ИИ, поставщик которых находится за рубежом. Такая передача осуществляется в соответствии со статьёй 16 Закона «О персональных данных и их защите».
- 4.4. Лица, которым передаются данные, обязаны обеспечивать их конфиденциальность и защиту.
5. Сроки хранения
| Данные | Срок |
|---|---|
| Учётная запись, данные организации и контент | срок действия договора; после запроса на удаление — удаление в срок до 15 рабочих дней |
| Счета, акты, сведения об оплатах | 5 лет после окончания года, в котором оформлен документ (законодательство о бухгалтерском учёте) |
| Журнал согласий и документы, подписанные ЭЦП | 5 лет после прекращения договора или отзыва согласия |
| Обращения в поддержку | 3 года после закрытия обращения |
| Заявки партнёров, не перешедшие в договор | 1 год с даты заявки |
| Технические журналы с IP-адресами | до 90 дней, журналы безопасности — до 1 года |
| Ограничители частоты запросов | от нескольких минут до 24 часов |
| Аналитика посещений | обезличенные данные — до 25 месяцев |
6. Защита данных
- 6.1. Мы применяем организационные и технические меры: шифрование соединений (HTTPS/TLS), хранение паролей в виде криптографического хеша, шифрование секретов (ключей платёжных шлюзов, почты, SIP) в хранилище, разграничение доступа по ролям, изоляцию данных организаций на уровне базы данных, журналирование действий, защиту от перебора паролей, резервное копирование.
- 6.2. Доступ к данным имеют только работники Компании, которым он нужен для исполнения обязанностей, и только в объёме этих обязанностей; они обязаны соблюдать конфиденциальность.
- 6.3. При утечке или ином нарушении безопасности персональных данных мы действуем по Регламенту реагирования на инциденты: уведомляем уполномоченный орган в установленный законом срок и затронутых субъектов — в срок до 72 часов с момента обнаружения, если нарушение создаёт риск для их прав.
7. Права субъекта персональных данных
- 7.1. Вы вправе:
- знать о наличии у нас ваших персональных данных и получать сведения об их обработке;
- требовать изменения и дополнения данных при наличии оснований;
- требовать блокирования и уничтожения данных, обработка которых ведётся с нарушением закона;
- отозвать согласие на обработку персональных данных, если это не противоречит закону и договору;
- отозвать согласие на рекламные рассылки в любой момент;
- обжаловать наши действия в уполномоченный орган или суд.
- 7.2. Как реализовать права:
- выгрузить данные организации — «Настройки» → выгрузка данных в кабинете;
- удалить учётную запись и данные — «Настройки» → «Удалить организацию и данные»;
- иной запрос — письмом на support@system-x.asia с адреса, указанного в учётной записи, или в разделе «Поддержка» кабинета.
- 7.3. Мы отвечаем на запросы в сроки, установленные законодательством Республики Казахстан. Запрос на удаление учётной записи и данных исполняется в срок до 15 (пятнадцати) рабочих дней, если более короткий срок не установлен законом.
- 7.4. Отзыв согласия на обработку данных, необходимых для исполнения договора, означает прекращение договора, поскольку без этих данных оказание услуг невозможно.
8. Файлы cookie
Порядок использования файлов cookie и локального хранилища описан в Политике в отношении файлов cookie (system-x.asia/legal/cookies). Необязательные технологии включаются только после вашего согласия в баннере; согласие можно изменить ссылкой «Настройки cookie» в подвале сайта.
9. Изменение Политики
Мы вправе изменять Политику, публикуя новую редакцию на system-x.asia/legal/privacy. Если изменения затрагивают согласие пользователя, при входе в кабинет запрашивается повторное подтверждение. Архив редакций хранится на странице документа.
10. Контакты
- Товарищество с ограниченной ответственностью «SYSTEM-X KAZAKHSTAN», БИН 240340015126
- Адрес: Республика Казахстан, Актюбинская область, город Актобе, район Астана, проспект Санкибай батыра, дом 24Е
- Телефон: +7 700 799 55 51, e-mail: support@system-x.asia